Regulamentul intern - obligatoriu pentru firmele cu angajati

Alaturi de contractul de munca, regulamentul intern este unul dintre cele mai importante documente care guverneaza relatia angajat-angajator. El reprezinta acel document prin intermediul caruia se stabilesc regulile si procedurile interne ale unei companii si poate include responsabilitatile angajatilor, procedurile de functionare, regulile privind comportamentul si disciplina in munca, precum si alte aspecte relevante cu privire la functionarea organizatiei.

Care este reglementarea legala a Regulamentului Intern?

Articolul 241 din Codul Muncii mentioneaza faptul ca regulamentul intern se intocmeste de catre angajator, cu consultarea sindicatului sau a reprezentantilor salariatilor, in functie de situatie. Este obligatoriu ca acesta sa fie intocmit in termen de 60 de zile din momentul dobandirii personalitatii juridice, anume de la data deschiderii firmei la Registrul Comertului.

Ce companii au obligatia de a avea un regulament intern?

Incepand cu luna octombrie 2022, Codul Muncii a fost modificat prin Legea nr. 283/2022, iar toti angajatorii, indiferent de numarul de angajati, au obligatia de a intocmi regulamentul intern, cu scopul de a contura cat mai clar un cadru de lucru. Reglementarea se aplica atat companiilor cu minim un angajat, asa cum este cazul societatilor cu raspundere limitata (SRL) care au dorit sa indeplineasca conditiile pentru a fi microintreprindere in 2023, cat si companiilor cu un numar mare de salariati.

Ce informatii trebuie sa includa regulamentul intern?

In general, regulamentul intern trebuie sa cuprinda urmatoarele aspecte:

• structura organizatorica a companiei si modul de functionare a departamentelor;

• procedurile de recrutare si selectie a personalului;

• regulile privind responsabilitatea in munca si disciplina;

• conditiile de munca, de securitate si sanatate in munca;

• drepturile si obligatiile angajatilor;

• procedurile de plata si de acordare a beneficiilor sociale;

• modul de solutionare a conflictelor de munca;

• procedurile de prevenire si de stingere a incendiilor;

• procedurile de prim ajutor si de evacuare in caz de urgenta.

Cum se intocmeste regulamentul intern?

Intocmirea regulamentului intern al unei companii implica urmatorii pasi:

• Identificarea nevoilor si problemelor specifice companiei: Inainte de a incepe intocmirea regulamentului intern, este important sa se identifice nevoile si problemele specifice companiei.

• Consultarea angajatilor: Este important sa se consulte angajatii in legatura cu nevoile si problemele lor, in vederea elaborarii unui regulament care sa raspunda cerintelor acestora. Trebuie subliniat faptul ca legislatia impune numai consultarea angajatilor, nu si primirea acordului acestora pe forma finala a regulamentului intern. Acest lucru inseamna ca un angajator trebuie doar sa consemneze mentiunile angajatilor, dar are libertatea de a decide in ce masura tine cont de acestea.

• Elaborarea regulamentului: Dupa ce s-au identificat nevoile si problemele specifice companiei si s-au consultat angajatii, se poate incepe elaborarea propriu-zisa a regulamentului. Acesta trebuie sa fie redactat intr-un limbaj clar si sa fie usor de inteles de catre angajati.

• Aprobarea regulamentului: Regulamentul trebuie sa fie aprobat prin hotarare a Adunarii Generale a Asociatilor/Actionarilor sau, dupa caz, prin hotarare a Consiliului de Administratie.

• Comunicarea si aplicarea regulamentului: Dupa ce regulamentul a fost aprobat, trebuie sa fie comunicat angajatilor si sa fie aplicat in activitatea companiei.

• Monitorizarea si revizuirea regulamentului: Regulamentul trebuie monitorizat in mod constant pentru a se verifica daca este respectat si daca este nevoie sa fie realizate revizuiri. In cazul in care se constata altfel de nevoi, ele trebuie sa fie aduse la cunostinta Adunarii Generale a Asociatilor/Actionarilor sau Consiliului de Administratie, in scopul de a fi aprobate.

Cum se comunica regulamentul intern catre angajati?

Exista mai multe modalitati de a comunica regulamentul intern catre angajati:

• Afisarea regulamentului intr-un loc vizibil, cum ar fi la intrarea in companie.

• Distribuirea regulamentului catre fiecare angajat, prin intermediul unui document imprimat sau prin e-mail.

• Prezentarea regulamentului in cadrul unei sedinte de instruire sau a unui seminar, in care sunt discutate si intrebari sau observatii ale angajatilor.

• Includerea regulamentului in contractul de munca al fiecarui angajat, astfel incat acesta sa fie obligat sa il citeasca si sa il respecte.

• Afisarea online, prin intermediul unui sistem intern sau prin intermediul unui portal de resurse umane, astfel incat angajatii sa poata accesa si consulta regulamentul in orice moment.

Un avocat specializat in relatiile de munca/ dreptul muncii te poate ajuta sa realizezi un regulament intern care nu doar sa bifeze indeplinirea obligatiilor legale, ci chiar sa fie un instrument util in reglementarea relatiei cu angajatii companiei tale. Poti programa chiar acum o sedinta de consultanta printr-un click aici.